Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии

Содержание
  1. Аудит менеджмента качества (стр. 1 из 9)
  2. Определение аудита менеджмента качества
  3. Цели и задачи аудита
  4. Участники аудита
  5. Статус аудита систем менеджмента качества
  6. 13 шагов внутреннего аудита СМК с ISO 19011
  7. 13 ключевых шагов проведения внутреннего аудита
  8. Почему использование ISO 19011 для планирования внутреннего аудита – хорошая идея
  9. Полезнее, чем кажется
  10. Проверка есть, пользы ноль
  11. Показательный пример
  12. Закон в помощь
  13. Внутренний аудит на предприятии: цель, задачи, функции, стандарты
  14. Задачи внутреннего аудита на предприятии
  15. Главные задачи внутреннего аудита на предприятии:
  16. Необходимость внедрения внутреннего аудита
  17. Чек-лист для внутреннего аудита
  18. Что надо знать о чек-листе
  19. Внутренний аудит СМК
  20. Приказ о проведении внутреннего аудита
  21. Как стать специалистом в области внутреннего аудита
  22. Дипломы и сертификаты по внутреннему аудиту
  23. Внутренний аудит системы менеджмента – формальность или инструмент управления?
  24. Зачем руководителю внутренний аудит?
  25. Акцент на процессы, а не процедуры
  26. Кто не учитывает риски, тот не прав
  27. Раз аудит, два аудит, три аудит. А может, хватит?
  28. Внутренний аудитор – супермен в действии
  29. Внутренний аудит: потери или инвестиции?
  30. О компании SGS

Аудит менеджмента качества (стр. 1 из 9)

Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии

1. Аудит системы менеджмента качества. Виды аудитов. Основные этапы проведения аудита СМК. Определения, относящиеся к аудиту по СТБ ИСО 9000 – 2006.

Определение аудита менеджмента качества

Аудит (аудиторская проверка) — независимая проверка с целью выражения мнения о достоверности. Слово «аудит» в переводе с латинского означает «слушание» и применяется в мировой практике для обозначения проверки.

Под аудитом понимают всякую выполняемую независимым экспертом проверку какого-либо явления или деятельности (различают операционный, технический, экологический и прочие разновидности аудита). Отдельные виды аудита близки по значению к сертификации.

Аудит качества – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента»). По данному определению, необходимо дать несколько пояснений:

Во-первых, аудит это систематический процесс, следовательно, он должен проводиться в организации с определенной, запланированной периодичностью. Периодичность проведения аудита будет зависеть от того, к какому виду относится аудит – внутреннему или внешнему.

Если осуществляется внутренний аудит (т.е. организация проверяет сама себя), то периодичность проведения такого аудита организация устанавливает самостоятельно.

Если осуществляется внешний аудит, то периодичность такого аудита устанавливается правилами органа по сертификации или заказчиком.

Во-вторых, независимый, означает, что специалисты, проводящие аудит, не должны отвечать за результаты той работы, которую они проверяют. Такая независимость обеспечивается по-разному. Для внутреннего аудита независимость обеспечивается выбором аудиторов из различных подразделений организации.

Для внешнего аудита независимость обеспечивается «непричастностью» аудиторов к разработке и внедрению системы качества в проверяемой организации.

Внешние аудиторы не могут выступать в качестве консультантов по вопросам внедрения системы менеджмента качества для организации, которую они в дальнейшем будут проверять.

В-третьих, аудит это документированный процесс – все этапы аудита, порядок его проведения, требования к аудиту и результаты аудита должны быть представлены документально. В качестве свидетельств аудита могут выступать записи, документы или факты выполнения работы.

В-четвертых, аудит должен проводиться по согласованным критериям аудита. Под согласованными критериями аудита понимаются требования нормативных документов (внешние стандарты, например ИСО 9001:2008 или внутренние стандарты – процедуры, схемы работ, регламенты и пр.).

Таким образом, в качестве критериев аудита могут выступать любые нормативные документы, в которых представлены требования подлежащие проверке. Согласованность критериев аудита обеспечивается принятием этих критериев сторонами аудита.

Например, организация принимает на себя обязательства соответствовать требованиям стандарта ИСО 9001:2008, а орган по сертификации принимает на себя обязательства провести аудит ее системы качества на соответствие требованиям ИСО 9001:2008.

Цели и задачи аудита

Аудит качества ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе качества, процессах или продуктах (услугах) организации. Отсюда возникает и основная цель аудита – собрать объективные свидетельства, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) или системе качества.

Исходя из основной цели, определяются и задачи аудита:

— В ходе аудита необходимо определить действие и результативность системы менеджмента качества. Т.е. в ходе аудита определяется насколько внедрена система качества в организации, работает ли она, и помогает ли система качества достигать результатов по основной деятельности организации.

— Аудит должен дать информацию об эффективности системы качества – т.е. аудит должен показать работает ли система качества именно как система, либо от этой системы работают только отдельные элементы, а все остальные требования выполняются только формально, либо не выполняется вовсе.

— Необходимо определить уровень соответствия стандартам и процедурам СМК – т.е. аудит показывает, насколько близко к правилам, установленным в процедурах системы качества, выполняется работа в организации и есть ли различия между реальной работой и тем, что установлено в документации системы качества.

— Следующей задачей будет являться проверка качества выполнения работ – т.е. в ходе аудита может проверяться соответствие результатов работ, тем требованиям, которые установлены в договорах или технических заданиях.

— Аудит должен позволить оценить влияние изменений в организации на систему менеджмента качества – организация никогда не стоит на месте, в любой организации происходят какие-либо изменения.

Эти изменения в той или иной степени могут влиять на систему качества.

Аудит системы качества может показать, как эти изменения отразились на системе качества, происходят ли в системе качества изменения, адекватные изменениям организации.

Главный результат, к которому должен приводить аудит – это определение возможностей для улучшения в работе организации.

Поэтому в любом аудите существенное значение имеют объективные свидетельства, которые аудиторы обнаруживают в ходе проведения аудита.

Получить такие свидетельства можно только в том случае, когда критерии аудита и правила оценки несоответствий являются четкими и не допускают различного толкования.

Участники аудита

Аудит это процесс, в выполнении которого всегда задействовано множество участников. В зависимости от того, какие задачи решаются участниками в этом процессе можно выделить несколько основных ролей. Как правило, вне зависимости от того внешний это аудит или внутренний существуют следующие роли участников аудита:

— Заказчик аудита – стандарт ИСО 19011:2002 определяет заказчика аудита как организацию или лицо, заказавшее аудит. Заказчик аудита, это сторона наиболее заинтересованная в его проведении и получении результатов аудита. Заказчиком аудита, как правило, выступает руководство проверяемой организации.

В том случае, когда проводится внутренний аудит руководство организации заинтересовано в том, чтобы аудиторы объективно и точно оценили работу системы качества и предоставили данные о всех несоответствиях в работе и возможностях по оптимизации работы.

В том случае, когда проводится внешний аудит руководство организации заинтересовано в том, чтобы система качества была признана соответствующей требованиям и это было подтверждено документально (выдачей сертификата – в случае сертификационного аудита, или заключением контракта – в случае проверки со стороны потенциального заказчика продукции, работ или услуг организации).

— Аудиторы – лица обладающие компетентностью для проведения аудита (ИСО 19011:2002). Качество и результативность проведения аудита во многом зависит от квалификации и подготовки аудиторов. В связи с этим квалификации аудиторов уделяется особое внимание.

Общие требования к квалификации аудиторов представлены в стандарте ИСО 19011:2002. Как правило, они применяются к профессиональным аудиторам, работающим в органах по сертификации.

Требования к квалификации внутренних аудиторов организация может устанавливать сама, но это не значит, что аудитором может быть назначен любой сотрудник организации.

Для того, что сотрудник организации мог результативно и эффективно проводить внутренние аудиты он должен быть обучен методам и техникам проведения аудита, знать требования системы качества, знать, как работает система качества организации и хорошо разбираться в той предметной области деятельности, которую он будет проверять.

— Технические эксперты – это лица, предоставляющие аудиторам специальные знания или опыт. В ходе аудита, могут возникать вопросы, для проверки которых знаний и квалификации аудиторов оказывается недостаточно. В таких случаях к аудиту могут привлекаться технические эксперты.

Привлечение технических экспертов возможно как при внутреннем аудите, так и при внешнем.

В случае внутреннего аудита техническими экспертами могут выступать сотрудники подразделений, которые выполняют работу, аналогичную проверяемой, но при этом они не должны проверять свою работу или работу своего подразделения.

Например, если в организации существуют два проектных отдела, то специалист из одного отдела может выступать в качестве технического эксперта при аудите второго отдела и наоборот. В случае внешнего аудита технические эксперты привлекаются внешними аудиторами из сторонних организаций.

— Проверяемая сторона. В качестве проверяемой стороны выступают сотрудники проверяемой организации. В случае как внутреннего, так и внешнего аудита проверяемой стороной может быть любой сотрудник организации, в том числе и руководство организации, и внутренние аудиторы.

Статус аудита систем менеджмента качества

Аудит систем менеджмента качества относится к видам аудита, которые не регламентируются федеральным или международным законодательством. Соответственно, не существует обязательных законодательных норм для определения порядка и правил аудита систем качества, определения требований к аудиторам и необходимой отчетности.

Связано это с тем, что сертификация систем качества относится к добровольной области сертификации и все работы, связанные с построением и внедрением системы качества являются добровольной инициативой организации. Соответственно, для организаций, занимающихся аудитом систем качества нет необходимости в получении лицензий, либо других разрешительных документов для ведения этой деятельности.

Для проведения внутренних аудитов таких документов тем более не требуется.

Источник: https://smekni.com/a/18145/audit-menedzhmenta-kachestva/

13 шагов внутреннего аудита СМК с ISO 19011

Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии

Источник: статья написана Марком Хаммаром, который является сертифицированным в ASQ (American Society for Quality, – ред.) менеджером по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт работает с 1994 года. За годы работы М.

Хаммар получил практический опыт в проведении аудитов, улучшении процессов и написании процедур в области систем менеджмента качества (СМК, – ред.) и систем экологического менеджмента (СЭМ, – ред.). Автор работал со стандартами ISO 9001, AS 9100 и ISO 14001.

Как можно сделать внутренние аудиты более эффективными? Используя методику, включающую 13 шагов из стандарта ISO 19011, вы можете организовать внутренние проверки на тех же, пользующихся авторитетом, инструментах, которыми пользуются и сами органы по сертификации, которые проводят аудиты соответствия систем менеджмента качества (СМК, – ред.) по ISO 9001. ISO 19011 также затрагивает принципы аудита, компетентность аудитора, подготовку программы аудита, но тут, в этой статье, я сосредоточусь только на 13 шагах проведения эффективной внутренней проверки.

13 ключевых шагов проведения внутреннего аудита

Необходимые действия, перечисляющиеся в ISO 19011, представляют собой сами процессы, которые нужно выполнить в рамках внутреннего аудита соответствия ISO 9001. Этот формализованный подход поможет сделать внутренний аудит эффективным и пригодным для вашей специфики.

Благодаря ISO 19011 можно добиться согласованности и целенаправленности системы внутренних аудитов вашей системы качества. Стандарт ISO 19011 и шаги, которые он предлагает, не представляют собой обязательные требования (особенно это касается малых компаний, которые могут и пропустить некоторые шаги). ISO 19011 – свод «лучших практик» по осуществлению аудита.

Ниже предлагаю вашему вниманию потоковую диаграмму процессов реализации внутреннего аудита:

  1. Инициируйте аудит. Чтобы начать аудит, аудитор должен связаться по этому поводу с владельцем процесса, подвергающемся аудиту и определить уместность аудита. Гораздо лучше ответить на вопрос, готовы ли на самом деле вам предоставить свидетельства, достаточные для аудита, чем пытаться застать объект аудита, что называется, врасплох.
  2. Проанализируйте документы. Затем надо проанализировать предоставленную документацию по процессам, которые являются объектом аудита. Это даст возможность составить представление о необходимом объеме аудита: займет ли он весь день или только час. Данная информация имеет критическое значение на следующем шаге.
  3. Создайте план аудита. Цель первичного анализа документации перед, непосредственно, самим аудитом состоит в том, чтобы определить: что будет подвергнуто аудиту, кто будет проводить аудит, в какое время он будет проходить, и работа каких специалистов будет оцениваться. На этом этапе вы решаете, как распределяется необходимый объем работ, если в вашем распоряжении больше одного аудитора. Среди прочего, нужно ответить на вопрос о том, сколько времени будет уделено каждому процессу в рамках аудита.
  4. Распределите работу между аудиторами в соответствии с планом. Аудиты большого объема могут осуществляться более, чем одним проверяющим, каждый из них способен брать на себя больше, чем один процесс. Таким образом, вы сможете сократить время, в которое процедуры аудита препятствуют производственным процессам, важным для компании. Например, может быть целесообразно задействовать трех аудиторов в течение одного дня, а не одного специалиста в течение трех дней.
  5. Подготовьте рабочую документацию. Назначенный на аудит аудитор готовит рабочую документацию, призванную зафиксировать, что именно планируется удостоверить в ходе проверки, какие вопросы планируется задать, что ожидается в качестве свидетельств аудита. Большую роль в формулировании всего этого может сыграть документация СМК предприятия и сам норматив ISO 9001.
  6. Определите последовательность действий при аудите. Следующий шаг – расписать последовательность необходимых действий, начиная от первоначальной открывающей встречи представителей органа по сертификации и представителей аудитируемой структуры и до получения результатов аудита и его выводов. Если планирование на этом этапе было реализовано верно, это может существенно облегчить во всех смыслах протекание проверки. В некоторых случаях аудит большого объема начинают с анализа предыдущих внутренних аудитов и проведенных по их результатам корректирующих действий. Это дает ценную информацию об уже обнаруженных уязвимостях системы менеджмента качества. А иногда в завершении аудита следует анализ документированных записей и записей по обучению, так как процессные аудиты, которые идентифицируют записи, подлежащие проверке, облегчают эту задачу.
  7. Проведение открывающей встречи аудита. Сам аудит стартует с открывающей встречи. Данная встреча позволяет гарантировать, что проверка не является неожиданностью для проверяемой стороны и не имеет целью выискать ошибку, а скорее удостоверить соответствие. Дополнительная «тонкая настройка» распределения времени может быть произведена именно тут, на этапе открывающей встречи. В целом, встреча позволяет всем участникам понять объем и границы конкретной предстоящей аудиторской проверки.
  8. Проанализируйте документы и распространите необходимую информацию. После встречи, все документы, которые были представлены аудитируемой стороной в ходе нее, должны быть проанализированы на предмет информации, которая ранее была недоступна. В качестве примера, почему это важно, можно привести улучшение в каком-нибудь процессе, которое было внесено на пробной основе, но так и не документировалось. Общее правило состоит в том, что нужно поддерживать эффективную коммуникацию в ходе всего аудита, по мере развития событий без перерывов (иногда используются руководства по проведению аудита, особенно в случае внешней проверки).
  9. Реализация аудита. Этот шаг обычно мыслится как сам аудит. Аудитор задает вопросы, собирает записи и выносит наблюдения, которые демонстрируют соответствие или несоответствие процессов требованиям СМК. Опять же, важно помнить, что аудитор делает свою работу не для того, чтобы позлорадствовать над ошибкой и выискивать промахи, а чтобы определить соответствие/несоответствие процессов.
  10. Наработка заключений аудита, подготовка выводов. После того, как оценка на соответствие завершена, аудитору нужно представить свои выводы. Если все, что удалось установить это то, что система менеджмента качества соответствует стандарту, то ничего не нужно, но если стало известно о каких-либо несоответствиях, то требуется разработать корректирующие действия. Также важно отметить в процессах хорошие практики, дающие позитивный результат, как и обнаружить недостатки. Некоторые компании предпочитают использовать внутренний аудит еще и как средство идентификации возможностей по улучшению. (OFI – Opportunities for improvement, – ред.). Обнаруженные потенциальные возможности можно использовать к выгоде компании, если это сочли нужным.
  11. Представьте выводы. В стандартном случае находки аудитора в ходе внутренней проверки представляют в ходе закрывающей встречи аудита, чтобы владелец процесса, подвергнутого проверке, имел возможность понять заключения аудитора и задать возникшие вопросы. На встрече он получает шанс и прояснить что-то, что не было понято аудитором, вследствие чего возникли недоразумения.
  12. Формальная рассылка отчета о проведении внутреннего аудита. Окончательно утвержденные замечания аудита оформляются в отчет о проведении проверки. Отчет дает возможность всем заинтересованным лицам разобраться в требуемых действиях, этот документ также предоставляет информацию для записей о проведении аудита.
  13. Сопровождение последующих действий / корректирующие действия. Возможно, самая важная часть аудита. Нужно удостовериться, что предприняты действия по замечаниям и несоответствиям, чтобы закрыть аудит. Без сопровождения может оказаться, что цели аудита были не достигнуты и при следующей проверке будут обнаружены те же самые проблемы.

Почему использование ISO 19011 для планирования внутреннего аудита – хорошая идея

Для аудита СМК очень важно определить, что не пропущено ничего важного. Например, не упущен вопрос знаний, которыми должен располагать аудитор для проверки конкретного объекта или вопрос планирования аудита. Использование проверенного, известного метода может существенно упростить задачу. ISO 19011 предоставляет такой метод.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://1cert.ru/stati/13-shagov-vnutrennego-audita-smk-s-iso-19011

Полезнее, чем кажется

Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии

эксперт премии Правительства РФ в области качества, член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»

Внутренний контроль в различных формах существует на любом предприятии:

  • контроль готовой продукции;
  • контроль операционных процессов;
  • контроль реализации управленческих решений;
  • контроль соответствия деятельности требованиям;
  • контроль за энергетической, экологической, экономической, трудовой, репутационной, информационной безопасностью.

Особую роль занимает внутренний аудит — форма контроля, отличительными свойствами которой являются системность, независимость и документированность процедур проверки. В каком направлении, кем, как и зачем реализуется внутренний контроль на предприятии — определяет роль и потенциал этого процесса.

Например, аудиты необходимы для прохождения процедуры сертификации системы менеджмента качества. Соответственно, чаще всего на предприятиях инициатором внутренних аудитов является подразделение, отвечающее за сертификацию  СМК .

Если система менеджмента качества выполняет только минимальный набор требований стандарта  ИСО 9001 , необходимый для сертификации очень лояльными внешними аудиторами, то такую систему можно считать формальной. Это тот случай, когда внутренний аудит как чемодан без ручки: и нужен, и толку от него особого нет.

Однако внутренний аудит может быть очень полезен руководителю для развития  системы управления . При правильном подходе его цель — построение согласованной системы менеджмента, выявление и своевременное устранение внутренних системных несоответствий, тормозящих эффективную работу организации.

В этом и заключается основное отличие от внешнего периодического аудита, нацеленного только на оценку СМК через призму стандартных требований ИСО 9001, которые часто вызывают споры по виду и форме реализации в организации.

Проверка есть, пользы ноль

На практике проведение внутреннего аудита часто не приносит никакого ощутимого результата.

Например, популярная ситуация: руководители подразделений считают, что отдел СМК и непосредственно внутренние аудиторы занимаются сугубо своими делами, связанными с очередной сертификационной проверкой.

Вопросы же проверки технологии, достоверности отчетов, корректности разработки и моделирования процессов и других направлений деятельности выходят за рамки компетенций службы внутреннего аудита.

Это происходит в случае, если в целях аудита прописана только «оценка соответствия требованиям ИСО 9001», в критериях аудита стоят исключительно пункты ИСО 9001, годами тиражируются одни и те же чек-листы, реализуются стандартные мероприятия без поиска новых решений и путей интенсивного развития.

Кроме того, формальный аудит проходит в компаниях, где проверяются только процессы, задокументированные службой СМК в  стандартах организации , а остальные процессы, описанные другими подразделениями в виде регламентов, положений и инструкций, не рассматриваются.

В результате каждая служба «варится в своем соку» под патронажем своих непосредственных руководителей, ставя локальные интересы выше корпоративных

Другое дело, когда внутренний аудит проходит при заинтересованности высшего руководства в его результатах, обеспечивается его независимость и не ограничиваются возможности поиска полезных улучшений. Рассмотрим, как грамотно использовать внутренние проверки на реальном предприятии.

Показательный пример

Генеральный директор, не зная о требованиях и структуре ИСО 9001, внедрил в организации все  принципы стандарта , называя это построением производственной системы.

Продолжая искать возможности для развития компании, он решил оценить систему менеджмента на соответствие требованиям ИСО 9001. Для этого нанял профильного специалиста. Результаты анализа показали не только соответствие ИСО 9001, но и высокий уровень зрелости инструментов СМК.

Отсутствовал только внутренний аудит, и реализация данной функции была поддержана руководством компании.

Уже первые результаты заинтересовали генерального директора, так как были выявленные несоответствия, на которые раньше никто не обращал внимание. Проверка проводилась в филиале с численностью более 10 000 сотрудников и экстерриториальным расположением своих подразделений. При внутреннем аудите, проведенном новой службой, были выявлены узкие места:

  1. при организации деятельности;

  2. в регламентации нормативных требований;

  3. при реализации процессного подхода;

  4. в достоверности текущей отчетности.

Например, некоторые элементы процессов не были описаны, и поэтому в сети предприятий их выполняли разными способами и с разной степенью эффективности. Выявились противоречия в регламентирующих документах, несбалансированность ресурсов, размытие зон ответственности, низкое качество исполнительской дисциплины.

Развивая проект, по инициативе центральной службы внутреннего аудита, при помощи грамотно подобранных сотрудников региональных подразделений, в организационную систему филиала был внедрен перекрестный вид внутреннего аудита, при котором специально обученные сотрудники одного подразделения проводили аудит другого подразделения с использованием информационных систем. Он позволил вовлечь в процессы совершенствования деятельности высококвалифицированных и добросовестных сотрудников без значительных затрат.

Мероприятия, направленные на развитие компании и улучшение ее результатов, приобрели динамику и получили новых сторонников, которые раньше не хотели нагружать себя лишней работой и конфликтовать с руководителями подразделений. В филиале укрепилась практика еженедельных экстерриториальных видеоконференций по вопросам качества и проведения соответствующих корректирующих и улучшающих мероприятий.

Этот пример подтверждает, что внутренний аудит может быть эффективным инструментом для совершенствования деятельности организации. Для достижения успеха необходима заинтересованность высшего руководства, а также  грамотно и правильно  организованный процесс внутренних проверок.

К сожалению, в большинстве организаций руководители среднего уровня не хотят выносить проблемы на вышестоящий уровень и пытаются корректировать свою отчетность. В результате искажается общая картина и становится невозможно принимать своевременные взвешенные управленческие решения.

Закон в помощь

Хорошим примером поддержки внутреннего аудита как инструмента управления может служить законодательная инициатива в финансовой сфере.

Вопрос независимости и необходимости аудита решен в Федеральном законе от 19 июля 2018 года № 209-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах».

Он вносит в корпоративное законодательство ряд важных новшеств, как для управления в целом, так и для контроля над финансово-хозяйственной деятельностью в частности.

Например, с 1 июля 2020 года становится обязательным проведение внутреннего аудита для публичных акционерных обществ.

Кроме того, законом предусмотрено, что совет директоров утверждает документы, определяющие политику  ПАО  в области организации и осуществления внутреннего аудита, принимает решение о назначении или прекращении полномочий руководителя подразделения внутреннего аудита и утверждает условия трудового договора с ним. Эти факторы должны повысить независимость внутреннего аудита финансово-хозяйственной деятельности от менеджмента компаний.

Если такие требования на законодательном уровне прописать к аудиту СМК, то рост качества российской экономики будет неизбежен. Ведь финансы — верхушка айсберга производственной деятельности, по которой можно судить только о положении реальных дел. По экономическому эффекту сложно определить состояние внутренних производственных процессов, качество которых и определяет качество компании.

Вопрос отношения заинтересованных сторон к службе внутреннего аудита СМК является более значимым, чем кажется на первый взгляд. Поэтому задача высшего руководства и службы внутреннего аудита — сделать периодические проверки не негативным, а позитивным инструментом.

Поощрять и мотивировать сотрудников работать качественно, а не выявлять несоответствия ради того, чтобы кого-то за что-то наказать. Необходимо определять методологические, технологические или организационные причины возникновения этих несоответствий и устранять их.

Пока топ-менеджмент не оценит возможности регулярной независимой оценки производственных и управленческий процессов, система менеджмента качества не будет приносить большой пользы. И начинать движение к качеству следует с организации эффективного внутреннего аудита, который обладает огромным потенциалом развития систем управления и повышения эффективности деятельности всей организации.

#качество управления #системы менеджмента #СМК #эффективность бизнеса #внутренний аудит

Нравится: 8 Была ли статья полезна? Да Нет распечатать статью

Источник: https://kachestvo.pro/kachestvo-upravleniya/instrumenty-menedzhmenta/poleznee-chem-kazhetsya/

Внутренний аудит на предприятии: цель, задачи, функции, стандарты

Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии

Сегодня понятие «внутренний аудит» получило большое распространение в бизнесе. Многие крупные предприятия и компании предпочитают создавать собственные службы и отделы внутреннего аудита, обучая своих сотрудников. К тому же и на рынке труда постоянно растет спрос на специалистов, которые обладают соответствующими знаниями и имеют международный диплом.

Задачи внутреннего аудита на предприятии

Внутренний аудит на предприятии представляет собой деятельность, которая направлена на предоставление объективных и независимых консультаций и гарантий для улучшения деятельности предприятия. Цель внутреннего аудита – оценивать риски, находить способы их уменьшения, а также увеличивать рентабельность бизнес-процессов.

Консультации аудиторов включают в себя оценку, анализ и отчет по поводу продуктивности и надежности процессов. Адресованы они непосредственно администрации организации.

Главные задачи внутреннего аудита на предприятии:

  • проверка систем внутреннего контроля для определения уровня эффективности работы подразделений;
  • разработка целостной системы управления рисками, анализ ее работы, а также создание мероприятий для их снижения;
  • контроль за соблюдением принципов корпоративного управления.

Необходимость внедрения внутреннего аудита

В последнее время в России наблюдается ориентация на разделение функций управления и владения бизнесом.

Собственники внедряют одну общую стратегию развития организации и управляют основными направления, а для решения мелких и повседневных задач, как правило, нанимают топ-менеджеров.

В таком случае на предприятии используется инструмент контроля состояния дел — внутренний или внешний аудит. Он позволяет собственникам получить полную и объективную оценку деятельности всей организации.

На внедрение внутреннего аудита в российских компаниях повлиял не меньше и Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011. Согласно статье 19, с начала 2013 года абсолютно все экономические субъекты должны проводить внутренний контроль хозяйственной деятельности.

Чек-лист для внутреннего аудита

Контролирование бухгалтерского и управленческого учета, а также других областей хозяйствования должно происходить абсолютно на всех предприятиях. Однако важно знать об особенностях этой процедуры.

Все процессы должны следовать друг за другом упорядоченно. Поскольку именно благодаря соответствию данному требованию можно избежать многих ошибок и проблем при проведении аудита контролирующими органами.

Заполнение чек-листа во многом упрощает процесс. Его роль очень сложно преувеличить.

Что надо знать о чек-листе

Этот документ состоит из перечня подробных вопросов по проводимому аудиту. Определенно установленного в законодательстве формата чек-лист не имеет. Однако необходимо соблюдать некоторые правила при его составлении и заполнении. Именно это снизит вероятность проблем в процессе проведения аудита.

На самом деле с помощью чек-листа можно решить довольно большой ряд вопросов и задач не только во время аудита, но и во время постоянной деятельности предприятия. Этот документ могут использовать различные организации, контролирующие учреждения и их должностные лица.

С помощью чек-листа можно решить следующие задачи:

  • правильно спланировать проведение аудита в соответствии с законодательными нормами;
  • осуществлять промежуточный и выборочный контроль, вести эффективный тайм-менеджмент;
  • гарантирует отсутствие пропуска важных частей аудиторской проверки;
  • является одним из средств памяти;
  • упрощает проведение аудита;
  • с его помощью аудиторская проверка проходит комплексно, структурировано и целостно и др.

Законодательный акт, который регулирует составление данного документа, является Федеральный закон №307 от 30.12.2008 г. «Об аудиторской деятельности».

С примером чек-листа для внутреннего аудита можно ознакомиться здесь.

Внутренний аудит СМК

СМК — система менеджмента качества — одна из частей всей системы управления компанией, которая создана с целью обеспечения и контроля стабильности хозяйственной деятельности, высокого качества и минимизации затрат на производство продукции или оказания услуг.

Согласно СМК структура документации выглядит следующим образом:

  • требования качества (руководство по качеству);
  • цели и политика в сфере качества продукции, услуг;
  • необходимые документированные процессы;
  • регламенты процедур, рабочие инструкции;
  • записи по качеству.

Аудит систем менеджмента качества не регламентируется ни федеральным, ни международным законодательством.

Поэтому отсутствуют обязательные законодательные нормы, которые определяют порядок и правила проведения аудиторской проверки систем качества на предприятии.

Это объясняется добровольным желанием организации проводить сертификацию систем качества. И все работы, которые сопутствуют построению и внедрению системы качества также являются добровольной инициативой.

Следовательно организации, которые занимаются аудиторскими проверками СМК, могут осуществлять свою деятельность без дополнительных лицензий или других разрешительных документов. А для осуществления внутреннего аудита и подавно эти документы не нужны.

Несмотря на это существуют специальные правила, которые регламентируют проведение аудиторских проверок СМК. Например, ИСО 19011:2011, который называется «Руководящие указания по проведению аудита систем менеджмента».

Его можно использовать для внутреннего и внешнего аудита.

Приказ о проведении внутреннего аудита

Приказ о проведении внутреннего аудита — внутренний документ, который составляется руководителем компании и устанавливает:

  • даты проведения аудита;
  • группы внутренних аудиторов и специалистов, ответственных за его проведение;
  • предоставление условий для проведения внутреннего аудита;
  • контроль за проведение аудиторской проверки.

Как стать специалистом в области внутреннего аудита

С каждым днем спрос на специалистов, которые способны проводить внутренний контроль предприятия, растет. Но повышаются и требования к ним.

Они должны обладать знаниями в финансовой сфере, разбираться во внутреннем контроле и корпоративном управлении, знать национальные и международные стандарты внутреннего аудита, а также понимать специфику деятельности, которую необходимо анализировать.

На помощь, всегда загруженным финансовым специалистам, приходит обучение через Интернет.

Онлайн курсы позволяют обучаться без отрыва от основной деятельности, дома или на работе в удобных комфортных привычных условиях.

Качество дистанционного обучения, не уступает, а зачастую и превышает очные аналоги, за счет привлечения высококлассных преподавателей, модульной системы курса, онлайн-тестов и многого другого.

Дипломы и сертификаты по внутреннему аудиту

Для получения диплома, который подтверждает квалификацию в области внутреннего аудита, стоит выбрать международную программу иностранного института. На сегодняшний день российским специалистам доступны такие программы, как IPFM, IFA, ICFM и CIA.

Самый быстрый и эффективный способ освоить внутренний аудит — это дистанционный курс «Внутренний аудит» по программе британского Института профессиональных финансовых менеджеров (IPFM). Программа курса включает в себя понятия внутреннего контроля, обучение навыкам владения инструментарием внутреннего аудитора, идентификацию и управление рисками в СВА и другое.

«Дипломированный внутренний аудитор» (CIA) — самый ценный профессиональный международный сертификат (наряду с АССА, СIMA). Выдается он Международным Институтом внутренних аудиторов после успешной сдачи четырех экзаменов.

«Внутренний аудит» от IPFM — залог успешного развития карьеры финансового специалиста.

Освоение внутреннего аудита сегодня обусловлено нормативными требованиями законодательства. Те, кто сегодня приобретают необходимые знания, уже завтра могут войти в состав отдела по внутреннему аудиту или возглавить его.

В курсе «IPFM:Профессиональный внутренний аудитор» есть все, что вам понадобится для подъема по карьерной лестнице, а также то, что требует современный бизнес от специалистов высшего уровня. Зарегистрируйтесь и пройдите 2 урока курса бесплатно, чтобы узнать, насколько комфортно повышать квалификацию онлайн!

Обучение внутренних аудиторов

Источник: https://finacademy.net/materials/article/vnutrenniu-aydit-novue-perspektivu

Внутренний аудит системы менеджмента – формальность или инструмент управления?

Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии

Увы, порой руководители высшего звена пренебрегают результатами внутренних аудитов, не придавая им особого значения. Линейные менеджеры и рядовые сотрудники также могут относиться к ним негативно, воспринимая их как дополнительную нагрузку, отвлечение от работы.

Как правило, отношение кардинально меняется, как только появляется понимание, зачем проводить внутренние аудиты, какой в них смысл и как оптимизировать эту деятельность.

Зачем руководителю внутренний аудит?

Если мы видим во внутренних аудитах лишь средство получения сертификата ISO, то толку от них для бизнеса не будет никакого.

На самом деле, внутренний аудит — это механизм обратной связи для высшего руководства, который позволяет выявить слабые звенья в системе менеджмента, области для улучшения, а также лучшие практики.

Знание о текущих и потенциальных проблемах дает возможность их устранить либо предупредить, снижая потенциальные убытки. Применение лучших практик одного подразделения в работе другого повышает эффективность.

Иными словам, имея эту информацию и грамотно ее используя, организация более эффективно достигнет поставленных бизнес-целей.

Казалось бы, есть процедуры отчетности, руководители подразделений регулярно докладывают о своих успехах, не достаточно ли этого для обратной связи? Управленческая мировая практика посредством стандартов ISO говорит, что нет.

Народная мудрость «за деревьями леса не увидеть» здесь вполне уместна. Аудитор помогает взглянуть на процесс под другим углом и заметить то, что менеджер или рядовой сотрудник не замечает или не хочет замечать в каждодневной рутине.

Кроме того, программа внутреннего аудита предполагает не только поиск узких мест, но и отслеживание результативности предпринятых для их устранения мер. Это позволяет руководителю не спустить обнаруженные несоответствия на тормозах, а довести их до логического завершения, а значит, обезопасить организацию от повторения тех же проблем.

Акцент на процессы, а не процедуры

В ISO 9001:2015 и других стандартах ISO нового поколения сделан акцент на процессный подход при проведении внутренних аудитов. То есть в ходе аудитов важно проверять не только и не столько соответствие деятельности установленным процедурам, сколько результативность процесса: как достигается цель этого процесса.

Данное уточнение делает внутренние аудиты еще более бизнес-ориентированными, позволяя действительно улучшать процессы, а не заниматься буквоедством. И если в ходе аудита реальный процесс оказывается более результативным, чем описанный в процедурах, это повод рассмотреть внесение изменений в документацию.

Принципиально ориентировать внутренних аудиторов на то, что аудит должен приносить организации пользу. Установка должна быть дана на выявление существенных моментов, а не проверку орфографии в документации.

Увы, встречаются ситуации, когда в ходе аудита выписываются несоответствия лишь по ведению документооборота, при этом аудитор игнорирует неоткалиброванный прибор, протечку смазочного масла или отсутствие СИЗ на операторе. Здравый смысл и широкий взгляд на процесс обеспечат добавленную ценность аудиту.

Кто не учитывает риски, тот не прав

Еще один фундаментальный момент, который повышает эффективность внутренних аудитов – это применение риск-ориентированного мышления. Не случайно в ISO 19011:2018 к шести уже привычным принципам проведения аудитов добавился седьмой: риск-ориентированный подход.

При составлении программы внутренних аудитов организация должна ответить на целый ряд вопросов – какие процессы проверять, как часто, насколько глубоко? Однозначного ответа на них не существует. Современные стандарты ISO поясняют, что на эти вопросы надо отвечать с учетом анализа рисков, которым подвержена организация.

Программа аудита должна фокусироваться на тех процессах и областях, где в прошлом возникали проблемы, либо где высока вероятность, что проблемы появятся. Процессы с более высоким уровнем риска либо с большим числом несоответствий должны иметь приоритет.

Частота, длительность, охват аудита определяются исходя из того, насколько возникновение инцидентов в том или ином процессе критично с точки зрения достижения поставленных целей в области качества, экологии, охраны труда, финансовых целей компании в целом.

Например, может быть составлена матрица рисков, исходя из вероятности появления брака и степени риска повлиять на репутацию предприятия. В результате какие-то процессы будут аудироваться ежемесячно, какие-то ежегодно, а какие-то раз в 18 месяцев. Где-то проверка займет пару часов, где-то целый день.

При этом оценка рисков должна основываться на анализе контекста (той среды, в которой оперирует организация).

Таким образом, при планировании аудитов следует учитывать как внешний контекст (на чем фокусируются надзорные органы, какие факторы критичны для наших клиентов и т.п.

), так и внутренний (степень зрелости культуры предприятия, поведение персонала – насколько люди склонны действовать по правилам и т.п.). Тогда программа внутренних аудитов будет отвечать потребностям и реалиям конкретной организации.

Раз аудит, два аудит, три аудит. А может, хватит?

Если в компании внедрено несколько стандартов на системы менеджмента, может возникнуть проблема дублирования процесса аудирования и повышения нагрузки на аудируемый персонал. Например, отдел качества проводит внутренние аудиты по ISO 9001, отдел ОТ и экологии приходит в те же подразделения компании с аудитами по ISO 45001 и ISO 14001. Можно ли этого избежать?

Практика показывает, что эту проблему могут устранить интегрированные внутренние аудиты, даже если в компании системы менеджмента (качества, пищевой безопасности, охраны труда, энергоменеджмента, экологии) не интегрированы между собой. Организовать проведение внутреннего аудита сразу по нескольким стандартом по силам и в этом случае.

Внутренний аудитор – супермен в действии

Какими же супер-способностями должен обладать внутренний аудитор, чтобы аудит действительно приносил пользу?

В зависимости от масштабов задач и размера организации это может быть один аудитор, а может быть команда, состоящая из специалистов разной квалификации, из разных подразделений.

Исходная позиция – аудитор должен быть объективен и беспристрастен, т.е. по возможности не быть задействован в процессе, который он проверяет (на малых предприятиях это бывает неосуществимо).

Желательно, чтобы аудитор имел практический опыт «в полях», чтобы он понимал процесс и взаимосвязи в системе менеджмента.

Очевидно, что успех зависит от компетентности аудиторов. Аудитором не рождаются, этому можно и нужно учиться. Причем компетенции аудитора можно условно разделить на две категории: профессиональные и личностные. И вторая категория, пожалуй, не менее важна, чем первая.

Например, аудитор должен уметь выстраивать отношения с проверяемыми так, чтобы получать искомую информацию, чтобы заручиться их принятием выводов и вовлечением в исправление несоответствий.

Не последнюю роль здесь играет четкая установка, которую надо донести до проверяемых: в ходе аудита мы проверяем не людей, а процесс, причем, в первую очередь, чтобы помочь участникам процесса его улучшить.

И выявленные проблемы имеют своей целью не наказать кого-либо, а устранить такие же проблемы в будущем, что для участника процесса имеет только положительный эффект.

Внутренний аудит: потери или инвестиции?

На внутренние аудиты тратятся временные ресурсы (как аудитора, так и тех, кого аудируют), также к ним могут добавиться и финансовые расходы (в случае наличия удаленных филиалов). Является ли это обременением для бизнеса?

Если аудитор во время аудита будет формально проверять пункты стандарта и лишь придираться к документам, то желание высшего руководства сократить расходы на проведение внутренних аудитов до минимума обоснованно.

Если же подходить к этой деятельности как к инструменту, позволяющему организации достигать целей, если применять риск-ориентированный и процессный подходы, избегать дублирования, подбирать правильную команду аудиторов и применять результаты аудитов для развития бизнеса, то данные расходы становятся инвестиционными и дают ощутимую отдачу.

О компании SGS

Группа SGS является мировым лидером в области независимой экспертизы, контроля, испытаний и сертификации. Основанная в 1878 году, сегодня SGS признана эталоном качества и деловой этики. В состав SGS входят свыше 2 600 офисов и лабораторий по всему миру, в которых работает более 97 000 сотрудников.

Источник: https://www.sgs.ru/ru-ru/news/2019/03/vnutrennij-audit-sistemy-menedzhmenta-kachestva

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: