Как на компьютере оформить приложение к письму пример

Содержание
  1. Как правильно написать письмо с указанием приложения в электронном виде
  2. Бесплатная юридическая консультация онлайн
  3. Отличный секретарь
  4. Как оформить приложение в любой работе правильно
  5. Общие требования к оформлению приложений
  6. Таблицы в приложении
  7. Перенос таблиц в приложении
  8. Изображения и иллюстрации в приложении
  9. Оформление приложений крупных форматов
  10. Приложение в оглавлении
  11. Как сделать ссылки на приложение
  12. Заключение
  13. Как на компьютере оформить приложение к письму пример
  14. Некоторые тонкости оформления приложений
  15. Как оформить приложение к документу
  16. Загадки в оформлении приложений
  17. Приложения к документам
  18. Образец письма с приложением
  19. Как оформить приложение к письму образец
  20. Имеются приложения
  21. Оформление приложение к письму
  22. Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
  23. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «отметка о наличии приложения»?
  24. Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?
  25. Как нужно оформлять приложения?
  26. * * *
  27. Как оформить приложение к информационному письму – Юр-консультант.ру
  28. Структура информационного письма: 5 обязательных разделов
  29. Виды информационных писем: 5 готовых образцов
  30. Извещение (уведомление)
  31. Подтверждение намерений
  32. Разъяснение
  33. Напоминание
  34. Рекламное письмо (коммерческое предложение)
  35. Скачать образец и пример информационного письма:
  36. ссылкой:

Как правильно написать письмо с указанием приложения в электронном виде

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

7 марта 2012 Автор КакПросто! Составляя основной документ (заявление, стандартный договор, приказ и пр.) нужно помнить, что при необходимости приложения к нему поясняющих и уточняющих документов следует правильно их оформить. Несоблюдение правил может сделать юридически недействительным и основной документ.

Поэтому будьте внимательны и помните о том, что действия по оформлению приложений строго регламентированы и требуют неукоснительного соблюдения нормативов ГОСТа Р 6.30-2003.

  1. Как оформить документ по ГОСТу
  2. Как оформить приложения к документу
  3. Как заполнить документы Вопрос «Как просмотреть где идет заказ» — 2 ответа Инструкция 1 Для начала подготовьте документы, которые должны стать приложением к основному документу (письму, договору и пр.). Это могут быть графики (таблицы, перечни, акты и др.), напечатанные на отдельных листах, скрепленные по несколько листов в один документ или брошюры.

    Пронумеруйте их в соответствии с рекомендациями по оформлению приложений, перечисленными в ГОСТе.

    2 На каждом из этих документов сделайте отметку о приложении.

    На первом листе документа напишите в верхнем правом углу «Приложение №» и поставьте порядковый номер. Сразу под ним напишите название распорядительного документа «к договору об оказании услуг» и его реквизиты (номер и дату подписания). 3 Отметку о приложении поместите и в основной документ.

    Это можно сделать в тексте в соответствующем разделе распорядительного документа. К примеру, при перечислении принятых постановлений сделать ссылку в конце каждого пункта с указанием номера приложения, соответствующего рассматриваемому вопросу.

    Но в большинстве случаев для перечня отводится место в конце основного документа. В таком случае раздел «Приложение» размещают сразу под основным текстом, но до подписей. 4 Непосредственно после указания названия раздела поместите перечень прилагаемых документов, оформив его в виде пронумерованного списка.

    В нем приведите наименование, число листов и экземпляров, не забывая о соблюдении нумерации.

    Количество листов в брошюрах не нужно указывать. Для документов, имеющих собственные приложения, необходимо сделать об этом отметку.

    Источники:

      как правильно оформить приложение Совет 2 : Как оформлять приложение Документ и приложения к нему рассматриваются как единый документ.Приложения, на которые имеются ссылки в тексте документа, являются его неотъемлемой частью.Оформить приложение к договору

Бесплатная юридическая консультация онлайн

Привлечение адвокатов к правовым спорам обусловлено необходимостью полноценной защиты личных интересов граждан.

Как показывает практика, граждане избегают юридической помощи с целью финансовой экономии, но на практике это связано с большими затратами.

Даже граждане, имеющие образование юриста, не всегда успевают за актуальными изменениями законодательства, поэтому целесообразно будет воспользоваться консультацией квалифицированного специалиста.

Удобство заключается в том, что проводиться консультация юриста бесплатно и онлайн.

Где и как получить бесплатную юридическую консультацию?

предоставляется на всей территории Российской Федерации. Воспользоваться поддержкой могут граждане, резиденты государства, а также нерезиденты страны, которые временно проживают в РФ.

Регистрироваться на интернет-портале не нужно и можно направить личное обращение анонимно. Внимание! Юрист онлайн дает ответы на вопросы и продолжает поддерживать клиента при наличии дальнейших трудностей.

Консультации юристов можно получить следующими способами:

    воспользоваться службой онлайн-чата; составить форму обращения в службе обратной связи; выполнить звонок на горячую линию.

Консультация юриста онлайн также может быть осуществлена путем общения по электронной почте.

Преимущества услуг нашей юридической компании обусловлены профессиональным отношением специалистов к работе, получением регулярных курсов повышения квалификации, а также участием в официальных форумах.

Это гарантирует, что физические и юридические лица смогут получать советы, соответствующие актуальным нормам закона.

Справки предоставляются гражданам по следующим направлениям: Решение конфликтов в рамках семейного законодательства.

Прекращение брачных отношений и оформление таковых с составлением брачного договора, назначение алиментов, распределение опеки над детьми, а также деление недвижимости.

Споры по ЖК. Чаще всего такие конфликты связаны с отстаиванием интересов в рамках договоров долевого участия, частному строительству и сдаче в эксплуатацию домов. Аренда жилья, продажа объектов, покупка квартиры в кредит. В эту категорию вопросов можно отнести получение налогового вычета и других квартирных льгот.

Предоставление консультаций по Трудовому кодексу. Юрисконсульт поможет восстановиться на работе после незаконного увольнения и защитит при отказе от трудоустройства.

Улаживание конфликтов по трудовым договорам, а также гарантия дополнительных льгот трудящимся. Земельное право связано со спорами между владельцами межевых участков собственности. Жилищное строительство и приватизация земли.

— — www.delo-press.ru Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения».

Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов».

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л.

Так что же выбрать?

  1. В остальных случаях пишут слово «Приложение» и его номер (Пример 9).
  2. Если документ утвержден руководителем или распорядительным документом, то на нем оформляют гриф утверждения (особенно если данное приложение будет потом жить самостоятельной жизнью и может рассылаться без утвердившего его документа). См. Примеры 7 и 8.

Еще поступают так: на приложениях не размещают гриф утверждения (оформляют «шапку», как в Примере 9), но сшивают их с основным документом и заверяют весь сшив на обороте и подписью руководителя, и печатью с указанием количества прошитых листов (см.

Важно В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма.

Например: Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты. (гарантийное письмо) или: . в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции .

в противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).

п.) конкретных аспектов (род.

п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род.

п.) и руководства (род. Председателя Правления ЗАО «КБ-Рубль» от 04.02.2013 № 125-12»);

  1. сначала пишут дату и потом номер документа (а не наоборот).

Пример 7 Гриф утверждения документа руководителем Пример 8 Гриф утверждения документа другим – распорядительным документом Пример 9 Указание номера приложения и данных основного документа на 1 листе приложения Пример 10 Заверение сшива основного документа с его приложениями одним лицом Пример 11 Заверение сшива несколькими лицами Если документ с приложениями подписывается одним лицом, то его подписью и печатью заверяют сшив (см. Пример 10). Как правильно оформить приложение к письму Отметка о наличии приложения – реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

1 Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом: 2

Отличный секретарь

Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем.

Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам. Лучше всего правила оформления приложений освещены в Добавить тут нечего, поэтому просто процитирую документ: «Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л.

в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1.

Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л.

Источник: https://indsn.ru/kak-pravilno-napisat-pismo-s-ukazaniem-prilozhenija-v-ehlektronnom-vide-96694/

Как оформить приложение в любой работе правильно

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

Приложение — это любой дополнительный материал, представленный в виде таблиц, изображений, карт, документов (анкеты, опросники, методики), чертежей и расчетов, который не стоит добавлять в общий текст курсовой, диплома, реферата. “Не стоит” –  значит, что материал огромный или не требует внимания, например, статистические данные для расчета, которые кое-как уместились в А4.

В приложение выносятся все материалы, которые из-за большого объема (А4 и больше) не размещают в тексте работы.

Приложение носит информационный или справочный характер. Оно подтверждает указанные в работе тезисы.

В случае, если возникают разногласия по поводу выводов, сделанных автором работы, подробные данные из приложений помогут прояснить ситуацию.

Например, у членов комиссии на защите появились вопросы, почему автор пришел к определенным выводам на основе проведенного анкетирования.

В свою очередь, студент может продемонстрировать расположенную в приложении анкету и методику анализа ее ответов. Включать оба документа в сам текст работы нет смысла из-за их большого объема.

Объем приложения не учитывается в общем объеме научной работы. Если требуемый объем составляет 60 страниц, значит работа без приложений должна составлять 60 страниц.

К самому приложению требований по объему не предъявляется, оно может состоять из 1 или 100 страниц.

Общие требования к оформлению приложений

Заголовок «Приложения» располагают по центру первой страницы раздела.

Каждое приложение должно иметь свой номер. Его располагают вверху страницы (например, Приложение 1). Можно именовать, используя римские или арабские цифры, латинские или русские буквы.

Тип и размер шрифта используется такой же, как и в основной работе – Times New Roman. полуторный, 14.

В разных вузах требования к оформлению приложений могут различаться. Это касается расположения нумерации и оформления заголовков.

Таблицы в приложении

Пример оформления приложения

Каждое приложение размещается на отдельном листе, даже если он не занимает всю страницу целиком.

В конце страницы вставляют «разрыв страницы», чтобы приложения не смещались при открытии файла в другой версии Microsoft Word.

Перенос таблиц в приложении

Если файл больше одного листа, его продолжение переносят на следующий лист, приписывая при этом «продолжение приложения №…». Это касается, в первую очередь, таблиц.

В них при переносе на следующую страницу дублируют головную часть. Это делается для удобства чтения таблицы на следующей странице.

При переносе таблицы указывают «продолжение таблицы №…»

Пример оформления продолжения таблицы на следующей странице с продублированной головной частью

Изображения и иллюстрации в приложении

К изображениям относятся и отсканированные документы. Сканируя готовые материалы, проверяйте, как отображаются все символы — они должны хорошо читаться.

Тоже самое касается и обычных изображений. Они должны быть в высоком разрешении и без водяных знаков.

Каждое изображение подписывают (рис.1, рис. 2). В приложении они размещаются в порядке упоминания в тексте.

Примеры оформления изображений в приложении.

Пример оформления изображений в приложении Пример оформления изображения (отсканированный документ) в приложении

Оформление приложений крупных форматов

В зависимости от дисциплины приложения оформляются не только на листах формата А4, но и больших —  А3, А4*3, А1, А4*4.

Крупные форматы используются в точных дисциплинах, где необходимы чертежи, которые делают от руки или в специальных программах (например, AutoCad).

Требования к оформлению таких приложений указываются в методичках отдельно.

Важно!

Если вы не уверены, что справитесь с работой самостоятельно, обратитесь к профессионалам. Сдадим работу раньше срока или вернем 100% денег

Стоимость и сроки

Пример оформления на листе большого формата

Приложение в оглавлении

В оглавлении раздел «Приложения» идет в конце списка, нумеруется 1 раз. Не нужно писать «Приложение 1, Приложение 2» и т. д.

Пример оформления приложения в содержании

Как сделать ссылки на приложение

Располагаются приложения в таком же порядке, в каком они упоминаются по тексту.

В тексте вынесенные в приложения материалы помечаются ссылками «См. Приложение №…».

Пример оформления ссылки на приложение в тексте

Рекомендуется составлять список приложений по ходу написания работы. Например, упомянули в тексте о проведенном анкетировании, сразу же заносите в список приложений пустой бланк анкеты и методику ее обработки (если есть).  Когда работа будет закончена, по такому списку можно легко собрать все материалы для приложения.

Заключение

Приложение — не менее важная часть научной работы, чем любая другая.

Приложение состоит из материалов, которые из-за своего размера не помещаются в основной текст работы. Это могут быть изображения, таблицы, анкеты, опросники, схемы, расчеты, чертежи.

Все они должны быть хорошего качества, располагаться в соответствии с упоминанием в тексте. Из-за неправильно оформленного приложения всю работу могут не принять.

А качественно выполненное приложение показывает серьезный подход студента, глубину понимания темы, умение работать с информацией и повышает ценность всей работы. Оно может добавить пару баллов к работе или стать причиной снижения оценки.

Источник: https://NauchnieStati.ru/blog/kak-oformit-prilozheniye/

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения «Библиография», которое располагают последним. 4.3.7.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного – «рекомендуемое» или «справочное».

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой. 4.3.8. Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ.

После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.

Некоторые тонкости оформления приложений

Мурманск, 628021 Оформление реквизита «дата» служебного письма После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г.

Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма.

Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе).

Как оформить приложение к документу

И тогда на этих приложениях в верхнем правом углу можно было бы оформить:

  • гриф утверждения (с реквизитами этого приказа) и
  • сделать отметку, что данный документ является приложением к тому же приказу.

Но тогда будет явное, никому не нужное задвоение информации об утверждающем документе.
Важно Поэтому обычно оформляют что-то одно. Так что же выбрать?

  • Если документ утвержден руководителем или распорядительным документом, то на нем оформляют гриф утверждения (особенно если данное приложение будет потом жить самостоятельной жизнью и может рассылаться без утвердившего его документа).

См.

  • Темы:
  • Оформление документов
  • Карьера секретаря

Многие управленческие документы имеют приложения.

Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа.

Загадки в оформлении приложений

Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например: В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа. В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.
Когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом.

Приложения к документам

Внимание

Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так: Приложение: 1.

Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2.

То же на флэш-карте в 1 экз. Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные.

В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45», после чего письмо получает собственный индекс — исходящий номер.

Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга. Оформление приложений к другим документам Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

Образец письма с приложением

Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя.

Порядок его оформления доступно и с наглядными примерами разъясняет консультант по делопроизводству И.В.

Мурнина. Существует два основных способа оформления приложения. «Какое это имеет значение? Главное, чтобы было понятно, что там, в приложении, и сколько листов, чтобы можно было проверить все ли на месте», — скажет или подумает человек, далекий от делопроизводства. А вот и нет.

Использование того или иного способа оформления приложения зависит совсем не от желания секретаря или исполнителя документа.

Этот порядок отражает определенную делопроизводственную или управленческую процедуру, и неправильное оформление приложения может привести не только к утрате прилагаемых документов, но и некачественному исполнению поручения руководителя, либо неисполнению вообще.

Как оформить приложение к письму образец

Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Формуляр гарантийного письма: Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?».

Например: Об аренде автомобиля или О вывозе мусора или Об обучении сотрудника или О размещении рекламы Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас.

Далее по смыслу — «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором).

Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например: Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.

В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет. Возможные варианты фиксации банковских реквизитов: Оплату гарантируем с р/с.

или Оплату гарантируем. Наш р/с.

Имеются приложения

Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном.

Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны). Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.

Приложения к документам Поскольку в этом случае, как уже отмечалось выше, документ-приложение является неотъемлемой частью основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах.

Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа.

Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.

В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают.

Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см.

Пример 1.

Источник: http://abm-a.ru/kak-na-kompyutere-oformit-prilozhenie-k-pismu-primer/

Оформление приложение к письму

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

  1. Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
  2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «отметка о наличии приложения»?
  3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
  4. Как нужно оформлять приложения?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см.

Рисунок 1). На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см.

Пример 1).

Пример 1

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа.

Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше).

Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду.

При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа.

Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.

30–2003 1, которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см.

Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне.

Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.

30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом.

При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «отметка о наличии приложения»?

В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи).

То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке.

При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­»Отметка о наличии ­приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте.

Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К таким документам, например, относится протокол.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах: приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.

Пример 4

Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте он быстро дошел до нужного должностного лица, готовится сопроводительное письмо, в котором указывается конкретный сотрудник-адресат (см. Пример 2).

Однако отправляемый договор является самостоятельным документом, даже, можно сказать, более важным, чем сопроводительное письмо. То есть договор не может являться приложением к письму.

Поэтому в данном случае ­некоррект­но и глупо в правом верхнем углу первой страницы договора делать надпись:

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Пример 5

Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться ­информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки. И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа.

Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

Как нужно оформлять приложения?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие ­несложные правила 4:

  1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
  2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).

    Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

  3. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

    Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

  4. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
  5. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
  6. Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

* * *

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД. — 2003.

2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30–2003 и вышеназванных Методических рекомендациях.

К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о ­поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».

3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).

4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении».

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.

Отметка о приложении может располагаться:

  • после текста на сопроводительном документе;
  • в тексте основного документа;
  • на самом приложении.

Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).

Правила оформления приложений

  1. Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:

  2. Приложение: на 2л. в 1 экз.

  3. Если не названо, то указываем полностью:

    Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз.
    2. Акт приема-передачи на 2 л. в 1 экз.

  4. Если приложением является электронный носитель, то отметка оформляется так:

    Приложение: файл «Проект соглашения.doc» на usb-флеш-накопителе.

  5. Если документ, являющийся приложением, имеет свои приложения, он оформляется следующим образом:

Источник: https://owenural.ru/oformlenie-prilozhenie-k-pismu/

Как оформить приложение к информационному письму – Юр-консультант.ру

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их.

В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

ссылкой:

(44,75

Источник: https://zakjur.ru/kak-oformit-prilozhenie-k-informacionnomu-pismu.html

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: