Где в организации хранится справка с места работы сотрудника

Содержание
  1. Справка с места работы: в каком случае выдается, для каких целей, образец заполнения, может ли работодатель отказать
  2. Для чего необходима справка с места работы
  3. Виды справок
  4. Кто выдает документ
  5. Что необходимо для получения справки
  6. Для получения визы
  7. Может ли работодатель отказать в выдаче справки
  8. Рекомендации, разъясняющие, как правильно написать справку с места работы, и все ее разновидности
  9. В каких случаях предоставляют справку
  10. О классификации справок
  11. Справка 2-НДФЛ
  12. При увольнении
  13. О средней зарплате
  14. По месту требования
  15. Особенности справки для посольства с целью оформления визы
  16. Что требуется для получения документа
  17. Кто выдает справку
  18. Какой срок действия у документа
  19. Порядок составления документов
  20. Оформление документа
  21. Образец составления справки
  22. Право уволившихся
  23. Право работодателя на отказ
  24. Ответственность за выдачу липовых справок
  25. Справка с места работы по месту требования – как оформить 2020
  26. Справка от работодателя – общая характеристика
  27. Когда может потребоваться документ
  28. Требования документа
  29. Где взять документ
  30. Срок действия документа
  31. Справка с места работы: бланки и образцы 2020 года
  32. Куда нужна справка с места работы
  33. Структура документа
  34. Нюансы заполнения справок
  35. Как выглядит справка в судебные органы
  36. Получение визы
  37. В органы соцзащиты населения
  38. Для органов опеки
  39. В центр занятости
  40. В ПФР
  41. В военкомат
  42. Для детского сада
  43. В банк
  44. Для расчета декретного отпуска и больничного
  45. Если сотрудник уволился
  46. Сколько действует справка
  47. Если работодатель не выдает справку
  48. Оформляем и выдаем работникам справки
  49. КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?
  50. Обязательные реквизиты справки
  51. Справка с места работы
  52. Справка для представления по месту требования
  53. Как учитываются справки?
  54. Выводы:

Справка с места работы: в каком случае выдается, для каких целей, образец заполнения, может ли работодатель отказать

Где в организации хранится справка с места работы сотрудника

Работники, оформленные в хозяйствующих субъектах, имеют возможность согласно нормам трудового права обратиться в администрацию своего работодателя с просьбой о выдаче подтверждающего место работы документа.

Справка с места работы выдается работающему на предприятии человеку в установленные сроки законодательством независимо от целей, для чего она предназначена.

Ниже можно скачать образец документы для предоставления по месту требования и для получения визы.

Для чего необходима справка с места работы

Кадровая служба организации чаще всего работает с поступающими запросами о выдаче подтверждения занятости числящихся на предприятии людей.

Справка с места работы по месту требования используется для подтверждения факта занятости и получения работником дохода в определенных органах.

В ней указывается, где работает работник, по какой профессии и какой период. Поэтому данный документ является основным источником сведений для сторонних лиц о месте работы сотрудника, его профессии и стаже.

Куда чаще всего требуется справка с работы:

  1. Запрашивают чаще всего справки органы соц защиты для установления соответствующих субсидий и пособий работнику, предоставлению его родным и близким иных гарантий, установленных законодательством (стипендий, бесплатного питания).
  2. Справки с предыдущего места работы могут запрашивать новые работодатели. Они необходимы для подтверждения стажа и назначения пособия по больничному листу. В последнем случае должна составляться по строго установленной форме справка 182-н.
  3. При поступлении на вторую работу внешнему совместителю необходимо своему второму работодателю предоставить справку, что он работает по основному месту работы в другой организации.
  4. Это надо для объяснения отсутствия при поступлении на новое место трудовой книжки. Эти категории работающих также предоставляю справки со своего места работы для установления их право на отпуск вне очереди, так как он у второго работодателя должен совпадать с отпуском по основному месту работы.
  5. Справки о зарплате работники часто берут для оформления кредита в банках.
  6. При рассмотрении дела в суде работнику тоже может потребоваться справка от его работодателя, для подтверждения занятости и получения дохода.
  7. С аналогичной целью справку с места работу у сотрудника компании могут запросить миграционная служба при оформлении загранпаспорта и визы в иностранных посольствах.

Виды справок

Условно все справки, выдаваемые сотрудникам можно подразделить на два вида:

  • Справки, подтверждающие его занятость на данном предприятии.
  • Справки, содержащие сведения о получаемых сотрудником доходах.

Очень важно при поступлении запроса от работника определять, какую информацию необходимо указывать в справке. Так как все запрашиваемые данные являются персональными и подлежат защите от разглашения. Поэтому в заявлении нужно требовать от работника указания, какую именно информацию нужно предоставить.

Справки с целью подтверждения занятости или стажа заполняются на основании данных о приеме на работу. Их основная цель подтвердить занятость, стаж работы, и профессию, по которой трудоустроен работник. Такие справки предоставляет работник в судебные органы, приставам, своему новому работодателю, при поступлении в образовательные учреждения.

Справки о зарплате выдаются бухгалтерией на основании сведений расчетных ведомостей. При поступлении запроса на оформление такой справки важно указывать в какой форме она должна быть и за какой период необходимо отражать в ней сведения.

Запросы таких документов чаще всего необходимы для соцзащиты о доходах, кредитных учреждений, для нового работодателя, для службы занятости, отдела ОФМС, для приставов и т. д.

При этом для центра занятости, банков и других получателей данных документов необходимо соблюдать строго определенную форму справки. Желательно тогда к заявлению работника о выдаче справки требовать приложения ее образца.

Если работник совмещает несколько мест работы, то для оформления пособия по больничному листу ему может потребоваться справка 182 н.

Внимание! При увольнении работнику необходимо выдавать на руки по его запросу определенные справки. К ним относятся справка о зарплате за два года по форме 182 н, справка 2-НДФЛ и т.д.

Кто выдает документ

Заявление о выдаче справки работник подает в кадровую службу хозяйствующего субъекта. В ней он обязательно указывает какую информацию необходимо указать в запрашиваемой документе.

Важно помнить, что с момента подачи заявления работником до момента выдачи ему на руки справки должно пройти не более трех дней. Именно этот период установлен ТК РФ.

Инспектор после получения согласия на разглашение ПД и заявления определяет, кто будет исполнять поступивший запрос.

Если в справке нужно указывать данные, которые заполняются на основании кадровых документов, то справку подготавливает специалист кадровой службы. При его отсутствии данную обязанность может выполнять делопроизводитель или бухгалтер.

Если запрашиваемая информация относится к получаемым работником доходам, то заявление передается в бухгалтерию, где подготовкой справкой занимается бухгалтер расчетного отдела.

Внимание! Составленная справка обязательно должна быть заверена печатью фирмы при ее наличии и визой руководителя компании. На справке может присутствовать подпись также специалиста, который подготавливал ее.

Срок действия справки устанавливается тем субъектом, который ее запрашивает. В большинстве случаев срок действия справки устанавливается от двух недель до месяца.

Этот период считается достаточным, чтобы работник смог получить соответствующий документ своего работодателя и представить его по месту требования. При этом актуальность данных, содержащихся в справке будет сохранена.

Однако нужно учитывать некоторые моменты при установлении срока действия справки. Если запрашивается справка о текущих доходах работника, то при наступлении нового месяца, она потеряет свою актуальность, так как в ней будет отсутствовать информация о последнем месяце.

Работникам в таких случаях лучше всего обращаться к своему работодателю за подобными сведениями в начале следующего месяца, когда предыдущий период уже закрыт, и работодатель может выдать ему сведения о доходах в полном объеме.

Что необходимо для получения справки

Обычно, для получения справки от работника не требуется никаких дополнительных документов. Ему в этом случае достаточно обратиться с устной просьбой к руководителю, либо ответственному лицу.

Однако необходимо помнить, что непосредственно ТК требует, чтобы сотрудник подавал запрос на предоставление документов в письменной форме, обычно в формате заявления на имя руководителя.

К этому способу рекомендуется прибегать, если есть вероятность того, что работнику в выдаче справки по какой-либо причине может быть отказано. Однако с наличием написанного и зарегистрированного заявления, можно будет отстаивать свои права через трудинспекцию, либо суд.

Оформление заявлений также практикуется в крупных компаниях, с большим количеством сотрудников и серьезным документооборотом.

Поскольку в справке, которая будет оформлена для работника, будут присутствовать его персональные данные, ответственному сотруднику в момент выдачи рекомендуется самостоятельно запросить у него согласие на разглашение таких данных.

Это желательно делать даже в том случае, когда работник при приеме на работу подписывал общее положение по защите персональных данных и возможностях их разглашения.

Внимание! Поскольку каждая справка будет содержать какой-то уникальный набор информации, и каждый раз передаваться в новое место, лучше всего запрашивать согласие по каждому факту оформления документа.

Простая справка по месту требования является наиболее простым документом. К ней не предъявляется каких-либо особенных требований к оформлению и содержанию информации.

Составлять такую справку лучше всего на фирменном бланке, поскольку там уже содержатся все необходимые реквизиты фирмы. Если же документ составляется в свободной форме, то в верхней части записываются полное наименование компании, его адрес расположения, коды ИНН, КПП и ОГРН.

На справке может проставляться регистрация исходящей корреспонденции путем проставления номера и даты. Либо можно указывать только дату выдачи справки, а ее порядковый номер указывать рядом с наименованием документа.

Дальше на новой строке посередине проставляется наименование бланка – «Справка».

Ее текст нужно составить следующим образом. Он должен начинаться со слова «Выдана», а после него указать полные Ф.И.О. работника. Дальше текст должен подтверждать, что он действительно трудиться в организации (с указанием ее наименования) на своей должности (с ее проставлением).

Если сотрудник может сообщить, для каких целей запрашивается справка, то это можно записать в тексте документа. В противном случае допускается ограничиться стандартной фразой о том, что справка будет предъявляться по месту ее требования.

В тексте могут быть указаны какие-либо другие данные, которые требуются работнику.

Внимание! Если к справке прикладываются документы, то их необходимо перечислить как приложения.

Справку подписывает руководитель компании или иное лицо, на которое возложена обязанность составления таких бланков (работник кадрового отдела, бухгалтер и т. д.).

Если субъект бизнеса использует печать, то нужно поставить ее оттиск на справке.

Для получения визы

Рассмотрим как правильно оформить справку для оформления визы. В отличие от простой справки, в ней необходимо обязательно указать еще два параметра — зарплату сотрудника и гарантию предоставления рабочего места после возвращения из путешествия.

Для составления документа лучше всего использовать фирменный бланк. Обычно, визовые центры относятся к таким справкам более благосклонно. Если же такой возможности нет, то в верхней части указывается полное название организации, ее адрес расположения, регистрационные коды ИНН, КПП и ОГРН, а также банковские реквизиты.

Далее желательно проставить реквизиты исходящего документа — номер регистрации и дату оформления. Можно также в этом месте указать только дату, а номер справки проставить рядом с названием бланка.

Если известно, для каких целей выдается справка, то это можно указать на новой строке с выравниванием по правому краю. Например, «Для предоставления в консульство Франции».

Затем посередине строки проставляется название документа – «Справка».

Текст строится следующим образом. Начать необходимо со слова «Выдана», после чего указываются полные Ф. И.О. работника. Далее, нужно отметить что этот человек действительно работает в организации, проставить ее наименование, дату начала работы. Обязательно нужно указать, что этот сотрудник продолжает работать по настоящее время.

Дальше в обязательном порядке проставляется размер ежемесячной зарплаты.

бухпроффи

Важно! В справке для визы обязательно должно быть подтверждение, что на период поездки за границу работнику предоставляется

оплачиваемый отпуск с сохранением за ним его рабочего места.

Оформленную справку подписывает руководитель и главбух. Также на ней должна быть проставлена печать (при ее использовании).

Может ли работодатель отказать в выдаче справки

ТК устанавливает, что работник имеет право запросить у работодателя любую информацию, касающуюся его работы, а организация, в свою очередь, должна ему ее предоставить. Запрос лучше всего делать в письменной форме в виде заявления.

Внимание! После получения запроса, ответственное лицо в фирме должно в течение 3-х дней оформить запрашиваемый документ и передать работнику.

Также нельзя отказывать в выдаче документа, ссылаясь на то, что ранее такая справка уже запрашивалась, сведения запрашиваются за большой период времени и т. д. Закон не устанавливает никаких послаблений для организации при выдаче документа. Это значит, что справка должна оформляться в любой ситуации и при любом объеме запрашиваемой информации.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/spravka-s-mesta-raboty.html

Рекомендации, разъясняющие, как правильно написать справку с места работы, и все ее разновидности

Где в организации хранится справка с места работы сотрудника

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Как правильно написать справку с места работы для предъявления в различные инстанции

Если возникают сомнение, как правильно написать справку с места работы для той или иной цели в различные инстанции, можно воспользоваться подробными рекомендациями, изложенными ниже.

В каких случаях предоставляют справку

Документ выдается организацией на основании требования работающего или уволившегося сотрудника. В нем инспектор отдела кадров или другое уполномоченное, ответственное за данную работу, лицо подтверждает место работы, должность, трудовой стаж, а также заработную плату заявителя.

Документ может быть востребован для предоставления в любую инстанцию, которая его запрашивает:

  • для проведения банковских операций
  • правоохранительные органы
  • в консульство и посольство с целью оформления визы
  • в местные органы самоуправления
  • госучреждения
  • с целью обращения в суд
  • в другие организации

О классификации справок

Сотруднику обязаны представить документы с места работы в зависимости от целей требующих инстанций. Существует несколько разновидностей таких справок, подтверждающих его занятость в данной организации, профессию, должностные обязанности, сроки работы. Помимо этих данных, организация предоставляет все данные о своем сотруднике, связанные с его трудовой деятельностью в ней.

В классификацию включены виды справок, выдаваемых сотруднику в организации с указанием ответственного за предоставление документа.

Справка 2-НДФЛ

Документ в унифицированной форме выдает бухгалтерия. Он необходим в следующих целях:

  • для оформления банковского кредита
  • о налоговом вычете
  • при получении пособий

Документ содержит информацию об источниках дохода, заработной плате и удержании налогов. Ее выдают на определенный срок (чаще всего на 1 год).

о правильности составления 2-НДФЛ:

При увольнении

При увольнении работнику выдают справку с информацией о доходах, полученных за последние три года. Она необходима для начисления пособий.

О средней зарплате

Если запрашивающим инстанциям нужна справка о среднем заработке сотрудника, ему выдают обычную справку с нужными сведениями, где указываются:

  • инициалы
  • должность
  • время работы
  • средний заработок

Справку заверяет руководитель организации.

По месту требования

Такую справку выдает отдел кадров. Она имеет свободный вариант составления. В содержание документа входит:

  • реквизиты, название (ИНН, телефон, адрес, ОГРН)
  • номер
  • дата предоставления справки
  • запрашиваемая информация
  • подпись руководителя

Особенности справки для посольства с целью оформления визы

Такой документ заполняется в той же форме, что и обычная справка, за исключением языка (ее должны составить на английском языке).

Что требуется для получения документа

Некоторые организации представляют справку после устного обращения. Многие компании, тем более крупные, требуют, чтобы сотрудник подал письменное заявление на предоставление справки, где указывается:

  • наименование информации
  • цель выдачи

Однако сотрудник должен знать о своем праве, позволяющем не сообщать работодателю о целях получения документа.

о составлении справки для визы:

Кто выдает справку

Документ выдают:

  • руководители подразделений
  • отдел кадров
  • бухгалтерия

Подписью его заверяет руководитель предприятия.

Какой срок действия у документа

У справок существует определенный срок годности. Он устанавливается инстанцией, запрашивающей данный документ. Этот срок равен двум неделям, за которые сотрудник должен забрать справку и предоставить ее в запрашивающую инстанцию.

Порядок составления документов

Единые бланки для справок не предусмотрены. Предприятие составляет их в свободной форме или имеют собственные шаблоны всех документов. Обязательно при любой форме документа наличие следующей информации:

  • наименование компании
  • необходимые данные
  • дата выдачи документа
  • подпись руководителя

На документе не нужно ставить печать, так как с 2016 года руководители предприятий удостоверяют справки подписью. Они составляются на бланке с указанием реквизитов организации:

  • адрес организации
  • номера телефонов

В документе нельзя допускать:

  • опечаток
  • ошибок
  • помарок, исправлений, неточностей

Все бумаги, прилагаемые к документу, оговариваются в записи о них.

Оформление документа

Справка пишется в свободной форме:

  • На листах в формате А-4 с содержанием реквизитов и подписи руководителя предприятия
  • Их объем индивидуален и зависит от количества требуемой информации
  • Допускается предоставление справки от руки или в отпечатанном варианте
  • Количество экземпляров соответствует запросу инстанции, затребовавшей справку с правильным оформлением каждого и них

Получатель обязан проверить записи в справке на наличие ошибок и неточностей. При их наличии добиться выдачи грамотного документа.

Образец составления справки

Форма документа может быть свободной, но содержание остается неизменным:

  1. Указание полного наименования предприятия.
  2. Немного ниже нужно указать адрес его нахождения с телефонами компании.
  3. Номер и дату, согласно книге выдачи справок.
  4. Сведения о сотруднике.
  5. При указании адресата информация о нем вписывается в документ или делается запись «по месту требования».
  6. Текст заверяют подписью руководителя, расшифровав ее.

Скачать образец справки с места работы [27.00 KB]

Право уволившихся

Предоставление уволившемуся сотруднику справки с места работы закреплено законом. Работнику, обратившемуся за получением справки, предоставят только информацию о заработной плате:

  • для оформления пенсии
  • субсидии
  • социального пособия

Сведения хранятся предприятием 75 лет.

Право работодателя на отказ

Закон не запрещает выдачу сотрудникам любой информации, которая отражает их трудовую деятельность. Она может иметь форму:

Руководитель должен представить справку в течение трех дней после запроса (ст. 62 ТК РФ). Если справку выдать отказались, у сотрудника есть право оспаривать вопрос в судебном порядке.

Ответственность за выдачу липовых справок

Недопустимо искажать факты и давать заведомо ложную информацию. Руководители, предоставившие недостоверную информацию, заверенную своими подписями, подвергаются административному наказанию. На них может быть наложен штраф.

Законодательством РФ очерчен круг обязанностей руководителей по выдаче таких документов, а также перечень прав сотрудников при их получении.

Во время выдачи документов чаще всего не возникают конфликтные ситуации и судебные иски.

Составление справки не вызывает трудностей, поскольку все шаблоны бланков и образцы документов имеются в каждой организации, а оформлением документов занимаются опытные должностные лица.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/spravku-s-mesta-raboty.html

Справка с места работы по месту требования – как оформить 2020

Где в организации хранится справка с места работы сотрудника

Ситуаций, в которых гражданину требуется подтвердить свое трудоустройство, достаточно много. Это и оформление кредитов, и получение визы, и запросы на различные льготы от государства, и т.д.

Обычно инстанции запрашивают копию трудовой книжки, заверенную работодателем. Но подтверждающим документом может выступать и справка с места работы.

Поговорим подробнее о том, что это за бумага, и как ее правильно оформить.

Справка от работодателя – общая характеристика

Справка с места работы – это документ, подтверждающий, что его предъявитель трудоустроен в определенной организации. В данном документе обязательно указывается следующая информация:

  • название и реквизиты компании, выдавшей его;
  • ФИО сотрудника;
  • дата приема сотрудника на работу;
  • должность (в которой гражданин был принят изначально, и которую занимает на момент выдачи документа);
  • размер оклада.

В зависимости от того, какая инстанция запрашивает справку, в ней может быть указана дополнительная информация. Например, часто просят указать общую продолжительность стажа, данные о рабочем графике и т.д.

Важно! Получить выписку работодателя можно в любой момент – в процессе работы, в день увольнения, и даже несколько лет спустя после него.

Когда может потребоваться документ

Чаще всего с просьбой предоставить справку с места работы граждане сталкиваются в следующих ситуациях.

  1. Обращение в органы соцзащиты для получения пособий по уходу за ребенком, декретных выплат и т.д.
  2. Трудоустройство на новое предприятие (справка может потребоваться при расчете больничного пособия).
  3. Трудоустройство по совместительству (новый работодатель должен знать об уже имеющемся у сотрудника месте работы, чтобы правильно его оформить).
  4. Подача запроса на получение кредита в банках или МФО.
  5. Обращение в суд (по ряду поводов).
  6. Запрос на получение визы в миграционную службу.
  7. Обращение в Пенсионный фонд для расчета пенсионных выплат.

Запросить рассматриваемый документ могут и представители иных инстанций и ведомств. Как правило, он нужен в тех случаях, когда необходимо подтвердить имеющееся трудоустройство. Если же инстанция хочет проверить данные о работе гражданина за длительный период времени, а также его трудовую дисциплину, она, скорее, запросит копию трудовой книжки.

Например, банки при выдаче кредитов большого объема обычно просят именно трудовую, чтобы оценить, не было ли у будущего клиента длительных перерывов в стаже, не склонен ли он часто менять места работы и т.д. Все это помогает им оценить степень надежности заемщика.

Если же речь идет о небольших суммах – до 100 000 рублей – вполне может быть достаточно обычной выписки от работодателя, подтверждающей текущий трудовой статус гражданина.

Требования документа

В действующем российском законодательстве отсутствуют строгие требования к рассматриваемому нами документу. Поэтому компании обычно разрабатывают собственные бланки таких бумаг, отводя в них графы для базовой информации:

  • реквизиты организации;
  • ФИО сотрудника;
  • даты приема-увольнения;
  • должность сотрудника;
  • размер оклада.

Также в конце документа указывается, что выдается справка с места работы по месту требования. Конкретную инстанцию-получателя указывать не обязательно. Более того, гражданин при обращении за бумагой, может вовсе не сообщать работодателю, для чего она ему нужна.

Обязательное требование к справке одно – на ней должны стоять дата выдачи, внутренний номер, а также подписи руководителя организации и специалиста, подготовившего документ.

Базовых требований к справке немного. Но у каждой инстанции, запрашивающей ее, могут быть свои представления об информации, которую эта бумага должна содержать. Поэтому рекомендуем гражданам, столкнувшимся с просьбой предоставить подтверждение трудоустройства, тщательно расспросить специалиста, запрашивающего документ, какая именно информация должна в нем содержаться.

Также можно попросить инстанцию предоставить бланк или примерный образец этого документа. В крайнем случае, можно попросить у специалиста копию справки, сданной кем-то из предыдущих клиентов. Естественно, все личные данные подателя на этой копии должны быть зачеркнуты или замазаны корректором – для понимания формы документа они не нужны.

Где взять документ

Кто выдает справку с места работы – зависит от размеров организации-работодателя. На крупных предприятиях выпиской этих документов занимаются специалисты отдела кадров. В мелких конторках выдачей такого рода форм может заведовать секретарь руководителя, бухгалтер, или даже сам управляющий.

Бумага выдается по устному запросу, никаких заявлений на ее получение писать не нужно.

Сроки изготовления также зависят от конкретной конторы, а еще – от того, какая именно информация должна содержаться в документе, и насколько она соответствует тому, какой образец справки обычно использует работодатель.

Если необходимо указать какие-то дополнительные данные, составителю бумаги потребуется время, чтобы их найти, изменить под них привычный шаблон документа, а также, возможно, согласовать предоставление этой информации с руководителем. Но обычно готовую заполненную форму можно получить в течение дня, либо на следующий рабочий день после запроса.

Напоминаем, что даже если Вы досконально изучите все данные, находящиеся в открытом доступе, это не заменит Вам опыта профессиональных юристов!
Чтобы получить подробную бесплатную консультацию и максимально надежно решить Ваш вопрос — Вы можете обратиться к специалистам через онлайн-форму.

Срок действия документа

Формально, срока годности у справки от работодателя не существует. Тем более, если речь идет о документе, подтверждающем факт трудоустройства уже уволившегося из организации сотрудника.

Однако, у инстанций, запрашивающих форму, могут быть свои требования к ее «свежести». Их нужно уточнить заранее, и постараться, чтобы документ им соответствовал. Как правило, в государственных организациях принимают справки, выданные не более месяца назад. Коммерческие структуры более требовательны к срокам, и могут брать только бумаги двухнедельной давности.

Если в бумаге содержится информация о зарплате, она будет действительной только до конца текущего месяца.

Источник: https://pravbaza.ru/trudovoe-pravo/spravka-s-mesta-raboty-po-mestu-trebovaniya

Справка с места работы: бланки и образцы 2020 года

Где в организации хранится справка с места работы сотрудника

Справка с места работы – информационный документ, обладающий определенными реквизитами, который подается в государственные службы, финансовые организации, суды различной юрисдикции и так далее.

Куда нужна справка с места работы

Законодатель не дает четких указаний по поводу того, когда требуется данный документ, но чаще всего его заказывают:

  • В суды, в том числе при назначении алиментов;
  • В банки для оформления кредитов;
  • Для получения загранпаспорта и визы при планировании отдыха за рубежом;
  • Для оформления усыновления – в органы опеки и попечительства;
  • С прошлого места работы (расчет больничного и пособия по беременности и родам);
  • В органы социальной защиты населения;
  • В центры занятости для получения статуса безработного;
  • В детские дошкольные учреждения;
  • В военкомат при постановке на учет;
  • В ПФР.

В маленьких организациях иногда справки выдает начальник подразделения либо директор фирмы. Но чаще всего на предприятиях имеются формы журналов либо заявлений, в которых следует указать, куда требуется справка и какую информацию нужно в ней написать. Например, для сведения о заработке в заявлении (журнале) указывается необходимый период начисления оплаты труда.

На крупных предприятиях при получении справки иногда требуется предъявить документ, удостоверяющий личность. Срок написания, согласно законодательству, составляет максимум три рабочих дня. В остальном то, какой отдел будет составлять справку, зависит от необходимой информации. К примеру, сведениями о стаже и должностях располагает отдел кадров, о величине заработка – бухгалтерская служба.

Структура документа

Определенная форма законодательно не закреплена. Фирма может разработать собственный шаблон. Лучше заранее уточнить необходимые реквизиты в инстанции – пункте назначения документа.

Однако существует обязательная информация:

  • Основные сведения о предприятии;
  • Название, дата и номер документа;
  • ФИО, дата рождения и прочая нужная информация о работнике;
  • Подпись директора организации.

Сведения финансового характера заверяются подписью главного бухгалтера.

Печать на справке ставится, если на предприятии она есть, т. к. с 2020 года этот реквизит считается необязательным. В документе можно указать либо наименование учреждения – места предоставления справки, либо просто поставить отметку “по месту требования”. Если справка нужна директору организации, ее подписывает первый заместитель.

Имеющиеся приложения фиксируются в отдельном пункте. Когда индивидуальный предприниматель оформляет документ на себя, необходимо приложить сведения из ЕГРИП или, если ИП регистрировался до 1 января 2020 , копию свидетельства о регистрации.

Нюансы заполнения справок

Помимо обязательных сведений в документе указывается дополнительная информация в зависимости от инстанции, в которую он требуется. Скачать образцы бланков 2020 года можно в конце раздела.

Как выглядит справка в судебные органы

В суд документ предоставляют:

  • При возникновении обязательств по алиментам;
  • При возмещении ущерба предприятию по вине работника;
  • При восстановлении в должности после неправомерного увольнения.

Помимо обязательных реквизитов, указанных выше, важно подтвердить факт официального дохода . Поэтому указывается стаж, должность и сумма заработка.

При взыскании алиментов экземпляр потребуется и службе приставов.

Получение визы

Консульству страны необходимо подтверждение благонадежности туриста, поэтому, как и в предыдущем пункте, указываются сведения о занимаемой должности и оплате труда. Помимо этого приветствуется, когда документ напечатан на бланке организации.

Чтобы получить шенген, в посольство или официальный визовый центр страны предпочтительно составить справку на английском языке. Приложением служит форма 2-НДФЛ.

Справка 2-НДФЛ

Документ может требовать и МФЦ (куда необходимо предварительно записаться) при оформлении загранпаспорта. Если местом отдыха выбраны страны ближнего зарубежья (Белоруссия, Казахстан и т. п.), то ничего из указанного не нужно.

В органы соцзащиты населения

Когда один из родителей ребенка не работает, для оформления пособия, которое назначается по приказу Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н, соцзащита требует справку с места работы второго из родителей с отметкой, что он не пользовался декретным отпуском и не получал единовременное пособие.

Для признания семьи малоимущей в соцзащиту нужна справка от всех официально устроенных членов семьи с доходом за последние 3 месяца. Это позволит получать дополнительное пособие и льготу по оплате ЖКХ.

Для органов опеки

Данная справка необходима гражданам, собирающимся усыновить ребенка. Требуется подтверждение состоятельности потенциального приемного родителя, поэтому помимо должности в нем следует указать размер базового оклада и надбавок либо приложить форма 2-НДФЛ. Преимуществом будет наличие характеристики.

В центр занятости

Для присвоения статуса безработного гражданину необходимо предъявить в ЦЗН справку с последнего места работы установленной формы. Если до обращения в центр занятости трудового стажа не было (выпускники вузов), то документ предоставлять не надо.

В ПФР

В Пенсионный фонд необходима справка за произвольные два календарных года подряд при условии имеющегося трудового стажа до 2002 года. Это поможет увеличить размер будущей или настоящей пенсии.

В военкомат

Справка нужна для постановки на первичный воинский учет. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 28.05.2004 № 256, работодатель в регистрах воинского учета указывает должность и структурное подразделение военнообязанных граждан.

Для детского сада

Существует несколько случаев, когда в детское дошкольное учреждение требуются справки с места работы одного или обоих родителей:

  • Длительный отпуск (для сохранения места в ДДОУ за ребенком) – в этом случае нужно подтвердить факт работы в компании и указать период предоставления отпуска;
  • Компенсация части родительской платы – достаточно справки 2-НДФЛ за календарный год, предшествующий подаче заявления;
  • Получение льготного места – необходимо подтверждение факта службы в военных силах или полиции.

В банк

Чтобы подтвердить финансовую независимость и платежеспособность, при оформлении кредита в банк удобнее всего предоставить справку 2-НДФЛ.

Для расчета декретного отпуска и больничного

При смене места работы нужно предоставить в бухгалтерию новой фирмы справку формы 182н от бывшего работодателя. Данные из документа будут использоваться для расчета сумм больничного листа и декретного отпуска.

Кроме рассмотренных случаев, справка с места работы может потребоваться, к примеру, для получения аттестата в институте аудиторов. Поэтому всегда следует озаботиться списком необходимых сведений заранее.Скачать пустой бланк справки 182н .docСкачать образец справки 182н .doc

Если сотрудник уволился

Согласно трудовому законодательству, бывший работник имеет право на получение необходимой информации. Хотя в Трудовом кодексе упоминается только справка о заработной плате, у работодателя нет никаких оснований для того, чтобы не предоставлять информацию за период работы в данном ООО .

Сколько действует справка

Учреждение, в которое предоставляется документ, определяет срок самостоятельно, поэтому лучше уточнить этот вопрос заранее. Чаще всего он не больше двух недель.

Если работодатель не выдает справку

Единственной законной причиной отказа может быть обращение работника за справкой не лично, а через третьих лиц. Если работодатель отказывает в предоставлении справки, поможет трудовая инспекция либо прокуратура.

Частным является случай, когда водитель при увольнении требует справку о прохождении медкомиссии. Работодатель часто объясняет отказ в выдаче документа возможными проверками. В этом случае можно сослаться на Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных». Судебная практика по этому вопросу на стороне работника.

Таким образом, справка с места работы требуется достаточно часто, и в ее составлении нет существенных сложностей. Присутствуют некоторые различия в формах, но общие обязательные реквизиты сохраняются для всех видов документов. Работник вправе получить справку в трехдневный срок, и фирма не может ему отказать при условии личного обращения к представителю работодателя.

Источник: https://MigrantVisa.ru/dokumenty/spravka-s-mesta-raboty/

Оформляем и выдаем работникам справки

Где в организации хранится справка с места работы сотрудника

Какие справки выдаются работникам

Как оформить справку

Какие сведения должны содержаться в справке

Как учитывать выданные справки

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

[…]

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

[…]

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательные реквизиты справки

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

• наименование организации — автора документа;

• наименование вида документа («справка»);

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления документа;

• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

• адресат;

• текст документа;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• подпись руководителя организации или его заместителя;

• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

• место работы;

• должность или профессию (пример 1);

• стаж работы;

• размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются.

Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя.

Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

Как учитываются справки?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

 

[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Источник: https://www.profiz.ru/kr/4_2017/vydaem_spravki/

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: